Field Administration Officer

CONTEXT 

Au sein de MSF Belgique (Centre Opérationnel de Bruxelles - OCB), l’équipe d’administration RH fait partie du Hub « People Deployment » dédié à la gestion du personnel. L’objectif de l’équipe est d’assurer un accueil et un accompagnement de qualité aux employés de MSF dans leur parcours administratif. 

En tant que Field Administration Officer dans l’équipe d’administration, vous êtes plus spécifiquement responsable et garant de la gestion des contrats belges des employés mobiles internationaux (IMS – International Mobile Staff). 

Vous vous engagez à contribuer au développement, à la promotion et à veiller à la mise en œuvre d’un cadre de travail équitable, cohérent avec les valeurs de MSF et adapté aux besoins de sa mission sociale. Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation, en respectant la confidentialité et les engagements, et en évitant toute forme de partialité. 

Sous la supervision de la Head of Administration, vous rejoignez une équipe de 10 personnes réparties sur 2 pôles : gestion de la population localisée au siège de Bruxelles ou sur les affectations dans les projets à l’étranger. Vous êtes plus particulièrement intégré à l’équipe d’administration composée de 5 personnes.

RESPONSABILITES PRINCIPALES

Responsable de la gestion administrative des contrats belges soumis à l’ONSS pour les projets (International Mobile Staff et Mobile Implementation Officer (M.I.O) :

Suivi du cycle de la gestion des contrats IMS

• Departure Form (DF) : reçoit et vérifie les demandes de contrat des Pool Managers

• Assure le briefing à tout nouvel employé (contrat, assurances, bénéfices, fiscalité etc)

• Garantit un accompagnement administratif des employés durant le contrat OCB

• Etablit les contrats, les avenants ainsi que les documents annexes nécessaires en cours de contrat ainsi qu’à la clôture

• Est en charge des fins de contrats : informe les employés pour les démarches à réaliser, remise des documents administratifs

• Est la personne de référence pour les International Mobility Unit, Pool Managers et les Development Advisors 

• Rassemble les données nécessaires à l’élaboration de la paie en collaboration avec les IMU

Gestion de la communication de son pool d’employés

• Répond à toutes les questions formulées par les employés & l’équipe International Mobility Unit

• Adresse   les   questions  les   plus   spécifiques  &   dossiers   plus  complexes   aux   référents thématiques

Gestion administrative des contrats belges pour les autres centres opérationnels MSF (cross-admin) :

• Etablit les contrat/avenant et encodage des données administratives : affiliation aux assurances et aux organismes nécessaires à l’établissement du contrat

• Est en charge de l’accueil administratif de la personne et est le point de contact pour les questions des employés et suivi administratif

• Assure le suivi des refacturations en administration croisée et gestion administrative du personnel pour une population spécifique

• Gère quotidiennement l'adresse mail cross-admin

Back-up Payroll pour les staffs internationaux 

• En collaboration avec Field Payroll Officer et le secrétariat social, prépare et analyse les données nécessaires au bon déroulement de la paie, accompagne dans les contrôles

• Est capable d’assurer un Payroll mensuel standard en l’absence du Field Payroll Officer (avances, validation, déductions de salaire…)

• Est en contact avec l’équipe HR IT System, Finance, IMU

Back-ups partiels des autres Field Admin Officer en collaboration avec le reste de l’équipe 

Responsable du suivi administratif et du soutien aux employés avec des contrats spécifiques « Roster » 

Suivi du cycle de la gestion des contrats IMS 

• Departure Form (DF) : reçoit et vérifie les demandes de contrat des Pool Managers

• Assure le briefing à tout nouvel employé (contrat, assurances, bénéfices, fiscalité etc)

• Suivi administratif auprès des sections contractantes

• Est la personne de référence pour les International Mobility Unit, Pool Managers et les Development Advisors 

• Rassemble les données nécessaires à l’élaboration de la paie en collaboration avec les IMU

Gestion de la communication de son pool d’employés

• Répond à toutes les questions formulées par les employés & l’équipe International Mobility Unit

• Adresse   les   questions  les   plus   spécifiques  &   dossiers   plus  complexes   aux   référents thématiques

Communication/Documentation

• Participe à l’amélioration continue des procédures et politiques relatives aux matières en rapport avec sa fonction

• Mets à jour les documents/fiches techniques Back-up liés à son poste

• Participe à la compilation des documents liés aux audits

• Contribue à l’amélioration de la base de données RH

PREREQUIS

Education & Expériences

• Diplôme en gestion des ressources humaines, droit, ou sciences du travail ou expérience équivalente

• Minimum de 2 ans d’expérience en administration du personnel dans un contexte international 

• Très bonne connaissance dans le domaine de la législation sociale belge est obligatoire

• Une expérience MSF est un atout 

• De l’expérience en gestion de paie est un atout

Compétences 

• Bonnes compétences en communication, écoute active et gestion des relations interpersonnelles   

• Bonnes connaissances de MS-Office : Word, Excel  

• Organisation, méthode et méticulosité  

• Flexible et dynamique   

• Autonome & orienté solutions   

• Sachant travailler en équipe et sous pression  

• Forte sensibilité interculturelle et capacité d'adaptation

• Motivation à travailler dans l’humanitaire et plus particulièrement au sein de MSF

Langues 

• Parfaite maîtrise du français (oral et écrit)  

• Bonne maîtrise de l’anglais (oral et écrit)  

• La connaissance du Néerlandais est un atout

CONDITIONS

• Date de début : Avril 2025

• Localisation : Bruxelles (Belgique) 

• Type de contrat : Contrat à durée déterminée – Temps plein

• Durée: 8 mois et demi

• Salaire en fonction de la grille salariale MSF-OCB HQ
• Chèques repas – Assurance hospitalisation (DKV) – Plan pension – 100% remboursement des frais de transports en commun
• Adhésion aux valeurs managériales de l’organisation : Respect, Transparence, Responsabilisation, Intégrité, Confiance, Autonomisation
• Adhésion aux engagements pour un comportement responsable

Date limite pour postuler : 30 Mars 2025

Comment postuler ?

➢ Envoyez votre candidature en cliquant sur le bouton ‘Postulez ici’

➢ Vous serez dirigé vers le formulaire de candidature en ligne pour ce poste

➢ Cela devrait prendre entre 5 et 10 minutes à remplir. Merci d'avance de préparer votre CV et votre lettre de motivation pour les télécharger

Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées.

MSF valorise la diversité et s'engage à créer un environnement de travail inclusif. Nous accueillons les candidatures de tous les candidats qualifiés, quels que soient leur invalidité, leur identité de genre, leur statut matrimonial ou civil, leur race, leur couleur ou leurs origines ethniques et nationales, leur religion ou leurs convictions ou leur orientation sexuelle.

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