Logistics for Health Facilities Management - Mobile Implementation Officer

CONTEXTE  

L’Hospital Management Support Unit (HMSU) est une équipe multidisciplinaire et inter-départementale, créée au sein du Département Médical de MSF Operational Center Brussels (OCB). Cette équipe inclut le Référent pour la gestion des établissements hospitaliers, la gestion des Ressources Humaines, la gestion des Soins Infirmiers et la gestion de la Pharmacie. 

L’HMSU développe une expertise en gestion hospitalière et, en étroite collaboration avec les départements de support, fournit un soutien spécialisé aux équipes qui gèrent les hôpitaux. Pour toutes les problématiques spécifiques à la gestion hospitalière, cette unité est l’interface directe entre HQ et le projet. Chaque membre a une responsabilité pour un domaine spécifique, ici la Hospital/Health Facilities Management (HFM). Au sein de l’HMSU, le Département Logistique est représenté par le Référent en Hospital Facility Management. 

La logistique chez MSF vise à fournir un environnement sûr, fonctionnel et efficace pour les soins aux patients, les populations que nous assistons et nos équipes, grâce à une approche pragmatique et axée sur des solutions. La mission du Département Logistique est double : premièrement, il fournit le cadre d’action pour les Logs sur le terrain. Deuxièmement, il donne accès à un soutien (technique et opérationnel), des connaissances, ainsi que des opportunités d'apprentissage et de développement pour les Logs sur le terrain afin qu’ils accomplissent leur mission. 

En tant que MIO Log pour la Health Facilities Management, vous êtes membre de l’Hospital Management Support Unit sous la responsabilité hiérarchique du Référent en Hospital Facility Management, et faites partie du Département Logistique sous la gestion fonctionnelle du Coordinateur Adjoint de Log Support Unit Deputy Coordinator. Vous travaillez en étroite collaboration avec vos collègues du Département Logistique. 

RESPONSABILITES  

Contribuer à  l’intégration des personnes, lieux, processus et technologies pour répondre aux exigences suivantes : efficacité et fonctionnalité des locaux, sécurité des occupants, sécurité des équipements et efficacité visant à améliorer la qualité des soins. 

Conformément aux objectifs de l'HMSU et au Frame of Log Action, et à travers des visites régulières des projets, votre rôle en tant que MIO HFM est de : 

Mettre en œuvre, améliorer et intégrer les processus de MSF : 

• Mettre en œuvre et participer à l'amélioration des pratiques de gestion des structures hospitalières sur le terrain pour une gestion et un fonctionnement efficace 

• Superviser la mise en œuvre de la HFM (Health Facility Management) Toolkit et fournir un appui aux équipes projet pour son amélioration. Assurer que les bases nécessaires à son application soient mises en œuvre et suivies (inventaires, etc.) 

• Contribuer au développement et à la mise en œuvre de la Maintenance Strategy (système de demandes de travaux, plan de maintenance préventive, protocoles de maintenance), ainsi que des indicateurs de performance 

• Appuyer les équipes projet pour la mise en œuvre des politiques, outils et stratégies liés aux composants logistiques de la Hospital Management 

• Contribuer activement à la mise en œuvre des priorités logistiques liées à la réduction de l’empreinte carbone et au CEH 

• Contribuer à la définition et à l'amélioration des outils et politiques HFM via des recommandations basées sur vos expériences et les retours des projets. Capitaliser sur les outils ou procédures utiles rencontrés au niveau projet en relayant les informations pertinentes aux unités techniques ou au Log Department Unit 

• Appuyer la définition et mise en œuvre de stratégies pour l’hygiène des health facilities, l'IPC et la gestion des déchets en collaboration avec les domaines techniques pertinents et les équipes de gestion 

•  Apporter un soutien pour la mise en place, la maintenance et la révision régulière des systèmes de sécurité des health facilities (par ex. sécurité incendie incluant la planification d’urgence, accès et sécurité hospitaliers) 

• Suivre la mise en œuvre des Log Basics et leur évaluation selon les exigences minimales du Frame of Log Action 

• Appuyer la régularité des inventaires des actifs des Health Facilities sur Track My Stuff (TMS) et l’amélioration de la qualité des données comme prérequis des plans de maintenance  

• Contribuer à la révision de la HFM toolkit, en apportant des perspectives pour l’amélioration des outils et/ou aspects techniques 

Évaluer et soutenir les stratégies HFM des projets :  

• Garantir la cohérence et la qualité des réponses HFM aux besoins opérationnels des hôpitaux dans l'OCB  

• Réaliser des évaluations des structures existantes et/ou futures pour proposer des stratégies HFM adaptées aux équipes projet 

• Appuyer l'équipe logistique dans l’évaluation des fournisseurs externes, contrats de maintenance et services sous-traités via des analyses de marché 

• Appuyer les équipes de gestion des health facilities et logistiques dans la définition des plannings annuels, budgets et activités hospitalières via des recommandations pour les améliorations et besoins en RH de maintenance 

• En coordination avec les responsables logistique et médical projet, soutenir la révision des stratégies, outils et procédures de gestion logistique des health facilities, en recommandant des ajustements ou révisions 

Contribuer aux activités de gestion des connaissances :  

• Contribuer activement aux initiatives de la Community of Practice, via le partage d’expériences et la capitalisation des initiatives projet, créant des opportunités d’apprentissage pour la communauté logistique  

• Fournir un soutien pour les formations : participer à la préparation/développement et à la facilitation des modules de formation HMTT (Hospital Management Team Training) sur la gestion des infrastructures, TLB, et les formations en ligne inter OC HFM 

PREREQUIS  

Education & Expérience 

• Diplôme technique et/ou universitaire, de préférence en tant qu'ingénieur et/ou expérience en gestion logistique technique 

• Au moins 2 ans d'expérience dans la gestion de projets techniques et/ou la gestion de projets d'installations hospitalières   

• Au moins 1 an d'expérience pertinente dans un projet de MSF (ou d'une autre ONG) au cours des 3 dernières années    

• Une expérience de la gestion d'équipe, et de coaching est un atout   

• Une expérience de la gestion des technologies de la santé dans les hôpitaux, y compris la sécurité, la maintenance, la planification, l'approvisionnement, les aspects juridiques et financiers, est un atout  

Compétences 

• Compétences en matière de rédaction et d'établissement de rapports   
• Capacité avérée à établir et à maintenir des relations efficaces avec les principales parties prenantes  
• Flexibilité comportementale : capacité à travailler en équipe, grande maturité dans les relations interpersonnelles, flexibilité   
• Proactivité et volonté de proposer des idées et des solutions innovantes      
• Compétences en matière de mentorat, de coaching 
• Orienté vers les résultats, la qualité et le service      
• Bonne capacité de travail en équipe et de coopération     
• Bonne écoute et patience     
• Maîtrise de la suite Microsoft et de ses applications logicielles ; expérience des outils et applications de gestion de projet et/ou des outils d'analyse de données.  

Langues 

• Maîtrise de l'anglais et du français      

• La connaissance de l'espagnol, de l'arabe ou du portugais est un atout 

CONDITIONS 

• Date de début : ASAP 

• Localisation : Abidjan (Côte d’Ivoire) ou Bruxelles (Belgique), mais principalement sur nos pays d'interventions 

*En raison de contraintes administratives, compte tenu de la durée du contrat, les candidats pourraient déjà avoir besoin d'un droit permanent et/ou d'un permis de travail valide pour travailler dans certains des lieux mentionnés.  

*D'autres lieux où il existe une entité MSF pourraient être discutés à titre exceptionnel. Le résultat dépend de la résidence du candidat, des limitations légales locales (résidence, permis de travail, etc.) et de l'accord avec l'entité MSF d'accueil du lieu.  

• Mobilité : 75% réalisés dans les projets MSF OCB 

• Type de contrat : Contrat à durée déterminée – Temps plein 

• Durée du contrat : 1 an (12 mois) 

• Assurance médicale couverte à 100% selon le package international - 45 jours de congés annuels payés  

• Les conditions contractuelles seront établies en fonction de la résidence officielle du candidat, de la station, des contraintes administratives / légales et dans le respect des grilles de fonction et des politiques salariales de MSF 
• Poste non familial   
• Adhésion aux valeurs managériales de l’organisation : Respect, Transparence, Responsabilisation, Intégrité, Confiance, Autonomisation 
• Adhésion aux engagements pour un comportement responsable 

Date limite pour postuler : Le 8 Avril 2025 

Comment postuler ?  

➢ Envoyez votre candidature en cliquant sur le bouton ‘Postulez ici’ 

➢ Vous serez dirigé vers le formulaire de candidature en ligne pour ce poste  

➢ Cela devrait prendre entre 5 et 10 minutes à remplir. Merci d'avance de préparer votre CV et votre lettre de motivation pour les télécharger  

Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées. 

MSF valorise la diversité et s'engage à créer un environnement de travail inclusif. Nous accueillons les candidatures de tous les candidats qualifiés, quels que soient leur invalidité, leur identité de genre, leur statut matrimonial ou civil, leur race, leur couleur ou leurs origines ethniques et nationales, leur religion ou leurs convictions ou leur orientation sexuelle. 

MSF se soucie de la protection de vos données. En soumettant votre candidature, vous acceptez que MSF utilise vos données personnelles. Pour plus d’informations, consultez notre avis de confidentialité destinée aux candidats.