Supply Information Systems Support Officer

CONTEXTE

Guidée par les objectifs de MSF, la « Supply Chain » du Centre opérationnel de Bruxelles (OCB) a pour mission de faciliter l'action humanitaire et de fournir des solutions fiables en matière d'approvisionnement, conformément aux objectifs de MSF. Celle-ci est composée de différentes entités qui couvrent l'ensemble de la chaîne et qui interagissent toutes entre elles. Ainsi, le champ d'application couvre une chaîne d'approvisionnement spécifique, humanitaire et sujette à des situations d'urgence.

Dans ce cadre, le département « Supply Chain » supervise l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement pour le centre opérationnel de MSF Belgique et est chargé de soutenir toutes les missions de l'OCB dans leur gestion de la « Supply hain » 

En tant que « Supply Information Systems Training Officer » (SISTO), vous êtes membre de l'équipe « Supply Technical and Information Systems » (STIS) au sein du département « Supply Chain » d'OCB. L'équipe STIS veille à ce que le personnel Supply ait accès aux outils, données et processus nécessaires pour fournir un service optimal aux bénéficiaires des actions MSF. Les opérations d'OCB à travers le monde utilisent un éventail d'outils de systèmes d'information (SI) pour faciliter la gestion de la chaîne d'approvisionnement.

Sous la responsabilité du Supply Information Systems Operational Team Leader (SISOTL), vous êtes responsable de fournir un support de seconde ligne aux utilisateurs du Supply Information System (SIS). Votre principale responsabilité sera de gérer et de soutenir le « helpdesk » SIS, en utilisant UniField ERP comme système d'information principal, tout en soutenant d'autres systèmes d'information en matière d'approvisionnement à travers les opérations globales d'OCB.

À mesure que les systèmes d'approvisionnement de l'OCB évoluent, votre rôle s'élargira pour inclure les solutions futures à développer. Par conséquent, ce poste requiert un haut niveau de collaboration au sein du département Supply, d'autres départements de l'OCB, de la communauté des utilisateurs d'UniField et d'autres sections MSF afin de s'assurer que les ressources en formation sont alignées aux besoins.

En outre, votre rôle comprendra une série de responsabilités telles que l'analyse et la reconfiguration de UniField, le nettoyage des données, le test de nouvelles fonctionnalités, l'organisation de visites dans le monde entier, la gestion de responsabilités techniques avancées et la fourniture d'un soutien aux autres référents des systèmes d'information.

RESPONSABILITES PRINCIPALES

Service aux Operations – Helpdesk & Gestion des incidents

• Fournir un support de seconde ligne pour UniField ERP et d'autres systèmes d'information en « Supply », en garantissant une résolution rapide des problèmes

• Résoudre les requêtes des utilisateurs et corriger les incohérences des données

• Identifier, consolider et escalader les erreurs système, les problèmes fonctionnels et les demandes d'amélioration

• Utiliser les données du « helpdesk » pour développer des rapports et des KPI (indicateurs clés de performance), analyser les tendances, fournir des informations aux principales parties prenantes et contribuer à l'amélioration continue

• Coordonner avec des tiers (par ex. MSF Supply, SPINCO, etc.) pour résoudre les problèmes inter-systèmes

Fonctionalités transversales

• Fournir un soutien aux membres de l'équipe STIS selon les besoins, y compris la participation à des groupes de travail, les intégrations, les briefings/débriefings et d'autres initiatives assignées

• Identifier et communiquer les tendances ou problèmes clés avec STIS pour faciliter une action coordonnée entre les départements

• Participer aux groupes de travail STIS pour soutenir le développement des sessions de formation UniField et contribuer à la création et à la maintenance de la documentation utilisateur

• Organiser et effectuer des visites sur les projets selon les besoins afin de soutenir les utilisateurs, résoudre les problèmes système et garantir une compréhension claire des contraintes au niveau des projets

• Soutenir les collègues STIS selon les besoins pour maintenir les opérations

Responsabilités techniques

• Assister au pilotage et la mise en œuvre de nouvelles fonctionnalités, en veillant à l'alignement avec les besoins opérationnels et les normes système

• Tester de nouvelles fonctionnalités pour s’assurer qu’elles fonctionnent comme prévu et répondent aux exigences des missions de l’OCB

• Recommander des améliorations fonctionnelles et techniques pour l’outil UniField

• Aider à la configuration et à la mise en œuvre d’UniField dans de nouveaux sites opérationnels

Plateformes

• Participer à diverses plateformes au niveau interdépartemental, des centres de « Supply », intersectionnel et à d'autres niveaux de système, en fonction des besoins de l'organisation

PREREQUIS 

Education & Expérience

• Bachelor ou diplôme technique dans des domaines liés à la « Supply Chain » est un atout majeur

• Maîtrise de UniField ERP (y compris ses fonctions, le dépannage et son application concrète) est indispensable 

• Minimum 2 ans d’expérience opérationnelle MSF en gestion de la « Supply Chain » est indispensable

• Expérience avec Power BI, en Warehouse Management Systems (WHS) et d'autres logiciels au « Supply Chain » est un atout important

• Maîtrise de Zendesk ou d'autres logiciels d'assistance technique est un atout important

Compétences

• Comprendre les relations entre le contexte opérationnel de MSF, les processus d'approvisionnement OCB et la configuration d'UniField

• Capacité à expliquer clairement des concepts techniques à des utilisateurs non-techniciens et à écouter activement les utilisateurs pour comprendre leurs besoins 

• Fournir une assistance de haute qualité avec une approche centrée sur l'utilisateur, assurant la satisfaction et la résolution des problèmes de manière efficace

• Assurer l'exactitude des réponses de support, de la documentation du système et de la communication

• Être proactif et faire preuve d'ingéniosité pour trouver des solutions à des problèmes complexes 

• Très bonne collaboration en équipe dans un environnement multiculturel et multidisciplinaire, soutenir ses collègues et contribuer à la réalisation d'objectifs communs

• Concilier de multiples tâches et la gestion des tickets de manière efficace, en respectant les délais sans compromettre la qualité

Langues

• La maîtrise de l'anglais ou du français, à l'écrit et à l'oral, est obligatoire

• La bonne connaissance professionnelle de l'autre langue est obligatoire

• La connaissance de l'espagnol, du portugais ou de l'arabe est un atout

CONDITIONS

• Date de début : Juin 2025

• Localisation : Bruxelles (Belgique)

• Type de contrat : Contrat à durée indéterminée – Temps plein

• Salaire en fonction de la grille salariale MSF-OCB siège

• Chèques repas – Assurance hospitalisation (DKV) – Plan pension – 100% de remboursement des frais de transports en commun 

• Adhésion aux valeurs managériales de l’organisation : Respect, Transparence, Responsabilisation, Intégrité, Confiance, Autonomisation

• Adhésion aux engagements pour un comportement responsable

Date limite pour postuler : 2 avril 2025

Comment postuler ? 

• Envoyez votre candidature en cliquant sur le bouton ‘Postulez ici’  

• Vous serez dirigé vers le formulaire de candidature en ligne pour ce poste 

• Cela devrait prendre entre 5 et 10 minutes à remplir. Merci d'avance de préparer votre CV et votre lettre de motivation pour les télécharger 

Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées

MSF valorise la diversité et s'engage à créer un environnement de travail inclusif. Nous accueillons les candidatures de tous les candidats qualifiés, quels que soient leur invalidité, leur identité de genre, leur statut matrimonial ou civil, leur race, leur couleur ou leurs origines ethniques et nationales, leur religion ou leurs convictions ou leur orientation sexuelle.

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